در این دوره که موج استارت آپ ها و کسب و کارهای نوپا باعث بوجود آمدن بازاری رقابتی شده است، کسب و کارهای مختلف با سرعت بیشتری رشد می کنند که با چنین نرخ رشدی، مدیریت یکپارچه منابع سازمانی بسیار دشوار است. در این میان لزوم پیاده سازی یک سیستم ERP به امری حیاتی بمنظور توسعه و رسیدن به بهره وری بیشتر مجموعه ها تبدیل می گردد.

حال سوال اینجا است که آیا کسب و کار شما نیاز به یک سیستم SAP ERP دارد؟

زمانی که کسب و کارها با رشد زیادی مواجه می شوند نیاز به یک مغز مجازی برای مدیریت صحیح منابع بشدت احساس می شود، مغزی که تمام توابعِ بدنه ی سازمان را کنترل و مدیریت نماید. این مغز مجازی چیزی جز نرم افزار SAP ERP نیست که در کسب و کارهای بزرگ و کوچک، برای مدیریت و ادغام فرآیندهای تشکیل مدل کسب و کار، استفاده می شود.

فرآیند های تشکیل مدل کسب و کار ممکن است شامل مواردی مانند برنامه ریزی، تهیه، تولید، بسته بندی و تدارکات، حسابداری، امور مالی، فروش یا مدیریت باشد. SAP ERP می تواند در مدیریت بدون خطا و سهولت در طراحی فرآیند های تشکیل مدل کسب و کار موثر باشد.

چک لیست بتا سیستم که به شما کمک می کند تا تصمیم بگیرید که روی SAP ERP سرمایه گذاری کنید یا خیر:

• نیاز به ایجاد کنترل بر نرم افزار و یا مکانیزم

اگر احساس کردید که برای ایجاد مدیریت منظم بین فرآیندهای مختلف کسب و کار خود متحمل زحمت زیادی هستید، SAP ERP روش مناسبی برای شما خواهد بود. 

• نیاز به سیستم مدیریت داده برای رسیدگی به اطلاعات

اگر ذخیره، پردازش، مدیریت و توزیع مقدار زیادی داده به صورت بلادرنگ، به مشکلی جدی برای سازمان شما تبدیل شده است SAP ERP یک راه حل مناسب برای شما می باشد.

• کنترل دشوار بخش حسابداری

اگر صاحب یک کسب و کار رو به رشد هستید و بخش حسابداری با دشوار شدن عملیات مواجه شده است، نیاز به یک سیستم SAP ERP دارید.

• بهره وری پایین به دلیل مدیریت ضعیف

داده های زیاد، نرم افزارهای متفاوت و چندگانه، برنامه های ناهمگون و روش های تکراری، منجر به کاهش بهره وری افراد و همچنین سیستم می شود و نیاز سازمان را به پیاده سازی SAP ERP توجیح می نماید. 

• عملیات IT پیچیده و وقت گیر

زمانیکه تعداد برگه های داده، نرم افزار، سیستم های عملیاتی و برنامه های کاربردی زیاد شود و علاوه بر آن روند اجرای فرآیند ها نیز پیچیده و زمان گیر شوند، راه حل سریع و آسان استفاده از راهکارهای SAP ERP می باشد.

• اهمیت امنیت اطلاعات

برنامه های مدیریت دستی و برنامه های غیر مرتبط باعث ایجاد نقاط ضعف زیادی می شود که به نقض سیستم منجر خواهد شد. کسب و کار شما باید از داده های فاسد و منابع ناامن، محفوظ باشد. نرم افزار SAP ERP یک پلت فرم انعطاف پذیر ایجاد می کند. که ضمن تسریع امور، تمام فرآیندهای بخش های مختلف سازمان را یکپارچه می کند.

ساختار نرم افزاری SAP بسیار ساده بوده و از سه لایه زیر تشکیل شده است :

بانک های اطلاعاتی: وظیفه ی ذخیره سازی داده ها را بر عهده دارند.

فرآیندها: داده ها را از بانک های اطلاعاتی دریافت کرده و بعد از انجام محاسبات تعریف شده، خروجی را تولید می کنند و به لایه ی بعدی تحویل می دهند.

ماژول ها: مجموعه ای از فرآیندهای مرتبط را در هر ماژول جمع کرده و بعد از دریافت هر دستور از کاربر، فرآیندهای لازم را فعال می کنند.

ویژگی های فنی SAP ERP

• دارای انعطاف بسیار بالا به دلیل Open source بودن و انجام تغییرات به کمک محیط ABAP
• معماری SAP Web Application
• سازگاری با هر  Data base, Operation system
• سازگاری با تکنولوژی های متفاوت اینترنت مانند HTML ,XML و …
• امکان دسترسی به SAP Application از طریق اینترنت
• دارای استاندارد امنیتی بالا SSL ,Https
• سادگی ارتباط با هرگونه سیستم های Non SAP با استفاده از تکنولوژی Net Weaver
• مانیتورینگ و عیب یابی در همه حوزه های سیستم بصورت اتوماتیک  Early Watch Report
• دارای ابزارهای توانمند و مطمئن جهت راهبری و پشتیبانی سیستم مانند Backup ,Restore
• امکان Real Time Processing همزمان روی ماژول های مختلف
• امکان تعیین سطح دسترسی تا حد فیلد
• دارای پشتیبانی ۲۴ ساعته از طریق سایت SAP Market Place
• دارای پرتال بسیار قوی سازمانی  SAP Enterprise Portal
• پشتیبانی از کلیه تکنولوژی های موبایل
• امکان تعریف Workflow
• سهولت و سرعت بالای دسترسی به سیستم با توجه به استفاده از ابزار SAP GUI
• سادگی در Upgrade کردن سیستم
• Webserver بودن Application و ارتباط با پروتکل SMTP (ایمیل)

برنامه ریزی منابع سازمانی یا به عبارتی SAP ERP نرم افزاری است که داده ها را از چندین بخش در یک پلت فرم متمرکز می کند، بنابراین کل منابع سازمان یکپارچه سازی می شود.

مزایای اساسی استفاده از نرم افزار مدیریت و برنامه ریزی منابع سازمانی SAP ERP :

• کاهش هزینه ها

با به کار گیری نرم افزار SAP ERP دیگر نیازی به استفاده از چندین برنامه ی مختلف که هر کدام هزینه جداگانه ای دارند، وجود نخواهد داشت.

• ساده سازی فرآیند کسب و کار

یکی از اثرات مهم متمرکز کردن اطلاعات کسب و کار در یک سیستم، اتصال بخش های مختلف سازمان به یکدیگر می باشد که در نتیجه ارتباط بین بخش های مختلف کارآمدتر خواهد شد و فرآیند فروش نیز روند منظم تری خواهد داشت.

• ایجاد نمای کلی از کسب و کار

SAP ERP برای تصمیم گیرندگان سازمان یک دید کلی مهیا می کند که این موضوع یکی از مهمترین وظایف نرم افزار مدیریت منابع سازمانی می باشد.

• درک قوی از کسب و کار

با استفاده از SAP ERP و با وجود ابزار های تجزیه و تحلیل داده ها، مدیران سازمان درک بیشتری از فرآیند های سازمانی و منابع موجود در اختیار خواهند داشت.

• کاهش خطاها

نرم افزار SAP ERP در کاهش خطاهای انسانی بسیار کمک کننده خواهد بود و در واقع تضادهای اطلاعاتی را در بین داده های بخش های مختلف، حذف می نماید.

• افزایش بهره وری کار

زمانی که در سازمان از یک پلت فرم واحد استفاده می شود، کارمندان مجبور نیستند که برای انجام کارهای معمول خود بین نرم افزارهای مختلف سوئیچ کنند. در این حالت هم در زمان صرفه جویی شده و هم بهره وری افراد به طور قطع بالا خواهد رفت.

• تطابق قوانین و مقرارات

سیستم SAP ERP قابل ردیابی است و می توان فهمید که چه زمانی، کجا و چرا داده ها دستکاری شده اند. به همین خاطر رعایت قوانین آسان خواهد شد.

پیاده سازی موفق SAP ERP تغییر قابل توجهی در روند اجرای عملیات یک سازمان است که می تواند بسیار چالش برانگیز باشد. در اینجا چهارچوب 10 مرحله ای بتا سیستم را بررسی می کنیم که می توانید با پیروی از آن SAP ERP موفقی را در سازمان خود به کمک بتا سیستم راه اندازی کنید.

• نیاز به ارزیابی

اولین گام در پیاده سازی SAP ERP، شناسایی نیازهای سازمان است که با پیدا کردن و مستند سازی فرآیندهای بحرانی کسب و کار، نقاط انفصال و شاخص های عملکرد کلیدی (KPI)، شروع به کار می کنیم. به یاد داشته باشید این امر در مورد فرآیندهای کسب و کار است و باید مدیران بخش های مختلف سازمان آن را استخراج کنند در حالی که ملاحظات فن آوری اطلاعات نیز مهم هستند، اما بخش IT نباید مجری تجزیه و تحلیل باشد.

• استخدام یک تیم متخصص

بسیاری از سازمان ها فاقد تجربه و تخصص داخلی برای استفاده از SAP ERP هستند. شما باید از یک تیم حرفه ای و با تجربه در این زمینه استفاده نمایید. این مورد باعث می شود که چالش ها و زمان های هدر رفته به حداقل برسد و زمان لازم برای تمرکز بر روی بخش های اصلی کار در اختیار مدیران قرار بگیرد.

• ارزیابی و انتخاب راهکار مناسب

انتخاب راهکار مناسب یکی از مهم ترین مراحل فرآیند پیاده سازی موفق SAP ERP است. باید راهکاری مناسب برای رفع نیازهای تجاری کسب و کار شما انتخاب شود که به نیازهای تجاری خاص شما و ظرفیت سازمان برای پشتیبانی از روند اجرا، بستگی دارد. بتا سیستم در این مرحله راهکارهای مناسب با کسب و کار شما را در اختیارتان قرار می دهد.

• آماده شدن برای تغییر

پیاده سازی یک سیستم SAP ERP جدید می تواند یک تغییر عمده برای یک سازمان مجسوب گردد که در مورد این تغییرات باید با کارکنان خود، به صورت شفاف صحبت کرده و در صورت امکان با آنها همکاری کنید. پیاده سازی SAP ERP به همان اندازه که تغییر در تکنولوژی محسوب می شود، تغییر در فرهنگ را نیز به دنبال دارد.

• آماده سازی داده ها

داده های فعلی خود را تجزیه و تحلیل کنید و تصمیم بگیرید که کدام داده ها باید تبدیل شوند و بعد از ورود اطلاعات خود به پایگاه داده SAP ERP باید داده ها را مرتب نمایید. یکپارچگی اطلاعات برای پیاده سازی موفق SAP ERP بسیار مهم است.

• پیاده سازی SAP ERP

پس از اتمام پنج مرحله اول، زمان برای راه اندازی سیستم جدید فرا می رسد. در این مرحله بتا سیستم یک برنامه خاص از نحوه نصب، پیکربندی و بهینه سازی سیستم برای سازمان شما طراحی نموده و در اختیارتان قرار می دهد.

• تست

آزمایش و پذیرش سیستم توسط کاربر یک مرحله کلیدی از روند پیاده سازی موفق SAP ERP می باشد که بعد از پیاده سازی به تست سیستم می پردازیم.

• آموزش

پس از پیکربندی و پیاده سازی SAP ERP، نیاز به آموزش کارکنان در مورد نحوه استفاده از برنامه جدید بوجود می آید. نیروهای متخصص بتا سیستم آموزش کارکنان شما را در محل سازمانتان انجام می دهند و برای تیم IT شما یک جلسه اضافی برای آموزش در نظر گرفته می شود تا مشکلات مربوط به تکنولوژی را که ممکن است در آینده بوجود آید، تا حد امکان بر طرف نمایند.

• استفاده عملیاتی

هنگامی که سیستم شما توسط بتا سیستم پیکربندی، آزمایش و آموزش داده شد، وقت آن رسیده است تا در محیط عملیاتی استفاده شود. اکنون می توانید با خیال راحت از سیستم SAP ERP استفاده نمایید.

• پشتیبانی در حال اجرا

بعد از پیاده سازی موفق SAP ERP بتا سیستم بصورت شبانه روزی با شما در ارتباط می باشد تا چالش ها و مشکلات آموزشی لازم در بخش های مختلف نرم افزار را بر طرف نماییم و پشتیبانی مورد نیازتان را ارائه دهیم.

SAP Business One شامل 15 ماژول کاربردی است که فرایندهای معمولی در یک سازمان  را پوشش می دهد. 

• مدیریت سیستم (Administration)

تنظیمات اصلی برنامه و تنظیمات مختلف بخش های دیگر با استفاده از این ماژول انجام می گردد.

• مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

راهکاری جامع برای بخش فروش و بازاریابی سازمان می باشد.

• مالی (Financials)

تراکنش های مالی، بودجه بندی، مدیریت مالیات، مراکز هزینه و گزارشات مالی را مدیریت می کند.

• فرصت ها (Sales Opportunities)

برای مدیریت مشتریان و ارتباط با آنها از این ماژول استفاده می شود.

• فروش (Sales)

مدیریت فرآیند فروش شامل پیشنهاد قیمت، سفارش فروش، تحویل و فاکتور فروش را انجام می دهد.

• خرید (Purchasing)

مدیریت فرآیند خرید از درخواست خرید تا سفارش خرید و فاکتور خرید را شامل می شود.

• شرکای تجاری (Business Partners)

مدیریت مشتریان بالقوه و تامین کنندگان را بر عهده دارد.

• حساب های بانکی (Banking)

در این ماژول مدیریت پرداخت ها، دریافت ها و چک ها انجام می شود.

• موجودی (Inventory)

مدیریت موجودی انبارها به همراه لیست قیمت آنها را بر عهده دارد.

• منابع (Resources)

برنامه ریزی منابع سازمان و نحوه تخصیص آن ها با این ماژول مدیریت می شود.

• تولید (Production)

مدیریت تولید و محاسبه هزینه های مرتبط با تولید را انجام می دهد.

• مدیریت پروژه (Project Management)

کنترل و گزارش ­گیری از وضعیت پروژه ­های واحدهای مختلف سازمان را بر عهده دارد

• مدیریت احتیاجات  مواد (MRP)

موجودی های انبارها، برنامه های در حال انجام، خرید های در راه و روش های تامین انباشته را شامل می شود.

• خدمات پس از فروش (Service)

قرارداد خدمات و پشتیبانی پس از فروش را مدیریت می نماید.

• منابع انسانی (Human Resources)

تمام فرایندهای منابع انسانی را بصورت یکپارچه با سایر ماژول های مالی و لجستیک پوشش می دهد.

1. مدیریت مالی

با این قابلیت عملیات حسابداری را به صورت خودکار انجام داده و به منظور بهبود و تسریع در معاملات، فعالیتهای مالی خود را با سایر فرایندهای سازمان توسط نرم افزار قدرتمند مدیریت منابع سازمانی SAP Business One، یکپارچه سازی نموده و در نهایت میزان خطاها را تا حد زیادی کاهش داده و با مجموعه کاملی از ابزارهای عملیاتی، تصمیم گیری های مالی خود را ساده تر از قبل انجام می دهید.

• حسابداری

• کنترل کردن

• مدیریت دارایی های ثابت

• بانک

• گزارش مالی و تجزیه و تحلیل آنها

2. فروش و مدیریت ارتباط با مشتری

با نرم افزار مدیریت منابع سازمانی SAP Business One کل فرآیند فروش و چرخه عمر مشتری را به طور کامل مدیریت نمایید تا دیدگاه یکپارچه ای از چشم اندازها و مشتریان خود بدست آورده و نیازهای آنها را بهتر درک و برآورده نمایید و در نهایت خدمات پس از فروش و پشتیبانی مناسبی را در اختیار مشتریانتان قرار دهید.

• مدیریت فروش و فرصت ها

• مدیریت تبلیغات و بازاریابی

• مدیریت مشتری

• مدیریت خدمات

• گزارش و تحلیل

3. خرید و کنترل موجودی

گزارش های به روزرسانی، ارزیابی، موجود بودن کالا و قیمت گذاری را می توانید با اطلاع دقیق از وضعیت محموله های ورودی و خروجی، سطح موجودی ها و محل کالاها، بلافاصله بدست بیاورید و با مدیریت چرخه کامل سفارش، شیوه های خرید و هزینه های کنترل موجودی را بهینه سازی نمایید.

•  خرید

•  مدیریت داده ها

•  انبار و ادغام با حسابداری

•  حساب های قابل پرداخت

•  گزارش نویسی

4. هوش تجاری

می توانید با استفاده از ابزارهای تحلیلی و گزارش گیری، گزارش های سریع و دقیق را بر اساس پایگاه داده های سازمان خود ایجاد نمایید.

• ایجاد گزارش و شخصی سازی

• تحلیل تعاملی

• ابزارهای شهودی

• تجزیه و تحلیل با معیارهای از پیش تعریف شده

• گزارش از داده ها

5. تجزیه و تحلیل و گزارش

داده ها را از چندین منبع جمع آوری کرده و گزارش های سریع و دقیق را بر اساس پایگاه داده های سازمان خود تولید نمایید. از میان انواع قالب های گزارش، می توانید در قسمت داشبورد و پیکربندی سیستم برای کارمندان خود این امکان را فراهم کنید تا با دستیابی به تمام اطلاعات مهم، تصمیم گیری های سریع و هوشمندانه ای را انجام دهند.

• داشبورد و گزارش

• تجزیه و تحلیل سریع

6. راه حل های خاص مشاغل صنعتی

از بهترین شیوه ها، فرایندها و ابزارهایی که توسط SAP Business One برای مشاغل صنعتی کوچک و متوسط طراحی شده است به سادگی می توانید استفاده نمایید و از مزایای آن بهره مند گردید.

• محصولات مصرفی

• تولید کننده

• خدمات حرفه ای

• خرده فروشی

• عمده فروشی

7. پویایی

با اپلیکیشن تلفن همراه SAP Business One، تیم های کاری شما می توانند گزارش های مورد نیاز خود را مشاهده کنند، موجودی را چک کنند، مدیریت فروش، خدمات و فعالیت های عملیاتی را انجام داده و سریعا به مناسب ترین اطلاعات در هر زمان و هر مکانی دسترسی پیدا کرده و امور کاری خود را بهترین شکل ممکن انجام دهند.

• یکپارچه سازی استاندارد

استفاده از تنها یک پایگاه داده برای دسترسی به تمامی ابزارهای داده مانند داشبورد، برنامه های تلفن همراه، سفارشات خرید، صورتحساب و … از مزایای کلیدی یکپارچه سازی در SAP Business One محسوب می گردد.

• یکپارچه سازی فرعی

با سناریوهای از پیش تنظیم شده و محتوای متناسب با آن می توانید SAP Business One را برای واحد های مختلف یک مجموعه که در یک ساختمان قرار دارند، بصورت هماهنگ با هم پیاده سازی نمایید.

• یکپارچه سازی شعب

امکان استفاده و اجرای داده های اصلی، معاملات خودکار، گزارش های پشتیبانی و … مابین چندین شعبه مجموعه شما بصورت یکپارچه در SAP Business One وجود دارد.

با پیاده سازی SAP Business One تجارت خود را مدیریت نموده و از مزایای زیر برخوردار می شوید.

1- کسب و کار شما را در مسیر رشد اقتصادی قرار می دهد

با رابط انعطاف پذیر، ماژولار، قدرتمند، امن و ساده SAP Business One یک دید سریع و کلی از تجارت خود بدست آورده و می توانید اهداف بزرگ تجاری تان را محقق سازید.

2- تمام نیازهای سازمانی مجموعه شما را برطرف می نماید

SAP Business One دید کافی و کنترل کامل بر همه جنبه های مشاغل کوچک و متوسط را در اختیار شما قرار می دهد و تمام نیازهای سازمانی شما را به بهترین شکل ممکن برطرف می نماید و شما را از هر نرم افزار دیگری بی نیاز می سازد.

3- نرم افزار ERP خود را با قیمت مناسب راه اندازی و نگه داری می نمایید

نه تنها SAP Business One را با قیمتی مناسب برای سازمان خود پیاده سازی نموده و با کمترین هزینه نگه داری می نمایید بلکه هزینه های مدیریت کسب و کار خود را از قبیل مالی، خرید، موجودی، فروش و ارتباط با مشتری گرفته تا مدیریت پروژه و منابع انسانی، کنترل کرده و در نهایت هزینه های سازمان را پایین می آورید.