مدیریت منابع سازمانی
بر پایه نرم افزار SAP
خدمات اصلی واحد پیاده سازی در شرکت بتا سیستم
پیاده سازی و استقرار یک محصول ERP، سخت ترین و پرهزینه ترین قسمت کار می‌باشد. استقرار یک پروژه ERP از پیچیدگی و ریسک‌های زیادی برخوردار است و همواره با انبوهی از مشکلات مانند آماده نبودن اطلاعات، مقاومت کاربران در برابر تغییر، امکان پذیر نبودن عملیات تبدیل داده ها و در برخی موارد، نیاز ورود مجدد اطلاعات و مشکلات دیگری نظیر آنها باعث بالا رفتن هزینه ها در پیاده سازی یک محصول ERP می شود. به منظور غلبه بر این مشکلات به یک متدولوژی جامع برای استقرار سیستم نیاز است. متدولوژی استقرار، ما را قدم به قدم با کمک چارچوبی که تدوین نموده است به سمت پیاده سازی و استقرار یک سیستم ERP هدایت می‌نماید. متدولوژی ها چارچوبی ارائه می دهند که به کمک آن می توان نرم افزار مناسب را انتخاب و پیاده سازی نمود. این متدولوژی ها بصورت دو جانبه بین نرم افزار انتخابی و سازمان، قابلیتی ایجاد می‌کنند که حاصل آن پیاده سازی موفق با افزایش بهره وری برای سازمان خواهد بود.
پياده سازی و استقرار سيستم جامع برنامه ريزی SAP بر اساس متدلوژی (Accelerated SAP (ASAP 7.2 انجام می‌پذیرد که در آن، مجموعه جامعی از اقدامات برای هر فاز لیست گردیده که برای اجرای صحیح قرارداد با در نظر گرفتن شرایط قرارداد و کارفرما به 5 فاز اصلی تقسیم بندی شده است.
شرکت بتا سیستم با بیش از 10 سال تجربه و بهره گیری از این متدولوژی در استقرار و پیاده سازی سیستم SAP ERP در ایران، متدولوژی ASAP را با در نظر گرفتن شرایط خاص حاکم بر مجموعه ها و سازمان های ایرانی بومی سازی نموده و به 6 فاز اصلی تقسیم و بخش بندی کرده است.
در فاز آماده سازی اولیه (Preparation) عملیات ابتدایی آماده سازی پروژه برای شروع پياده سازی SAP ERP از قبیل تهیه منشور پروژه، ایجاد ساختار و سازمان پروژه، ایجاد تیم های کاری پروژه و تخصیص وظایف، تهیه طرح و برنامه عملیاتی پروژه، تعریف نیازمندی های فنی، برگزاری جلسات آغازین جهت شروع پروژه و … انجام می گردد که با توجه به اندازه سازمان و اسكوپ پروژه مابين 15 روز تا دو ماه طول خواهد كشيد.
لیست عمده فعاليت های اين فاز با ترتیب اجرا
فاز آماده سازی اولیه
1.1 Project Management
1.1.1 Phase Start-Up
1.1.1.1 Define Project Organization, Roles, and Responsibilities
1.1.1.2 Phase Resources Allocation
1.1.1.3 Assignment of Roles and Responsibilities
1.1.1.4 Setup of Project Logistics and Infrastructure
1.1.1.5 Phase Kickoff Meeting
1.1.2 Project Initiation
1.1.2.1 Project Charter
1.1.2.2 Schedule for Project Planning
1.1.3 Project Management Plan Definition
1.1.3.1 Integrated Change Control Procedure
1.1.3.2 Issue Management Procedure
1.1.3.3 Scope Management Plan
1.1.3.4 Time Management Plan
1.1.3.5 Cost Management Plan
1.1.3.6 Quality Management Plan
1.1.3.7 Human Resource Management Plan
1.1.3.8 Communication Management Plan
1.1.3.9 Risk Management Plan
1.1.4 Execution, Monitoring, and Controlling of Results
1.1.4.1 Project Performance Reports
1.1.4.2 Project Budget
1.1.4.3 Change Request Log Updates
1.1.4.4 Issues Log Updates
1.1.4.5 Work Breakdown Structure
1.1.4.6 Project Schedule and Blueprint Workshop Schedule
1.1.4.7 Communication Matrix
1.1.4.8 Team Member Evaluations and Appraisals
1.1.5 Project Standards
1.1.5.1 SAP Solution Manager Usage Guidelines
1.1.5.2 Business Process Modeling Standards
1.1.5.3 Initial Development Management Standards
1.1.5.4 SAP Services Deployment Plan
1.1.5.5 Software System Configuration Standards
1.1.5.6 Enhancement and Modification Standards
1.1.5.7 Support Package and Upgrade Standards
1.1.5.8 Change Request and Transport Management Standards
1.1.5.9 Test Management Standards
1.1.5.10 Post Implementation Service and Support Standards
1.1.5.11 Composite Application Design and Development Standards
1.1.6 Phase Closure and Sign-Off
1.1.6.1 Lessons-Learned Log Updates
1.1.6.2 Project Review
1.1.6.3 Phase Acceptance and Closure
1.2 Organizational Change Management
1.2.1 Organizational Change Management Charter
1.2.2 Stakeholder Identification
1.2.3 Organizational Change Management Roadmap
1.2.4 Project Team Building
1.3 Training
1.3.1 Project Team Training Strategy
1.3.2 Project Team Level 1 Skills Development
1.3.3 Management of End-User Training
1.4 Data Management
1.4.1 Data Migration Workshop
1.4.2 Data Audit
1.4.3 Data Migration Scope and Requirements Document
1.4.4 Data Migration Approach and Strategy Document
Close
بازنگری، شناسایی و طراحی فرآیندهای حوزه های مختلف کاری از طریق یک روش استاندارد به همراه بررسی و مدلسازی اهداف کسب و کار و ساختار موجود آن در فاز شناخت، آنالیز و ارائه راهکار (To Be – Blue Print) انجام می گیرد. در این فاز پس از مرحله مدل کردن وضعیت فعلی فرآیندهای سازمان به مرحله مدل کردن وضعیت آینده سازمان پس از تغییرات می رسیم. هدف از اجرای این فاز شناخت فرآيندها، نيازمندی ها، مشكلات و تنگناهای اطلاعاتی و فرايندی، گزارشات و فرم های درخواستی، و نهایتا رسیدن به یک فهم مشترک از فرآیندها و نیازهای سازمان بین مشاوران و تیم کارفرما است. سپس مشاوران برای هر یک از این نیازها، راه حل های مناسب و موجود در سیستم SAP را ارائه می دهند.
لیست عمده فعاليت های اين فاز با ترتیب اجرا
فاز شناخت، آنالیز و ارائه راهکار
2.1 Project Management
2.1.1 Phase Start-Up
2.1.1.1 Phase Resources Allocation
2.1.1.2 Detailed Phase Schedule
2.1.1.3 Phase Kickoff Meeting
2.1.2 Project Management Plan Update
2.1.3 Execution, Monitoring, and Controlling Results
2.1.4 Phase Closure and Sign-Off
2.1.4.1 Lessons Learned Log Updates
2.1.4.2 Project Review
2.1.4.3 SAP Technical Feasibility Check
2.1.4.4 Phase Acceptance and Closure
2.2 Organizational Change Management
2.2.1 Stakeholder Analysis
2.2.2 Change Impact Analysis
2.2.3 Communication Plan
2.3 Training
2.3.1 Learning Needs Analysis
2.3.1.1 Role Mapping
2.3.2 Training Project Plan (Detailed)
2.3.3 Learning and Deployment Strategy
2.3.4 Content Development
2.3.4.1 Training Tools Selection
2.3.4.2 Authoring Tool Environment
2.3.4.3 Training Infrastructure Checklist
2.3.4.4 Training Environment Strategy
2.3.4.5 Remote Delivery Strategy
2.3.5 Project Team- Level 2 Skills Development
2.4 Data Management
2.4.1 Legacy Data Migration
2.4.1.1 Data Quality Assessment
2.4.1.2 Automated Data Migration Design
2.4.1.3 Manual Data Migration Plan
2.4.1.4 Data Quality Plan
2.4.1.5 Data Security Design
2.4.1.6 Testing Strategy
2.4.2 Legacy Data Archive
2.5 Business Process Management
2.5.1 Blueprint Approach
2.5.1.1 Solution Manager and Business Process Management
2.5.2 Value Realization
2.5.3 Business Objects Modeling
2.5.3.1 Business Organizational Structure
2.5.3.2 General Settings and Master Data
2.5.3.3 User Role Concept
2.5.3.4 Logical Data Modeling
2.5.4 Business Solution Design
2.5.4.1 Business Process Requirements
2.5.4.2 Business Process Requirements – Cross Functional
2.5.4.3 Business Process Map
2.5.4.4 Business Scenario Design
2.5.4.5 Business Process Design
2.5.5 Solution Transformation and Design
2.5.5.1 Core Configuration – Master Data ( Ie: Order Type)
2.5.5.2 SOA and Composition
2.5.5.3 Solution Gaps and Core Enhancements
2.5.5.4 Third-Party Solution
2.6 Technical Solution Management
2.6.1 Technical and Integration Design
2.6.2 Development Environment
2.6.3 System Administration Procedures
2.6.4 Support Strategy and Procedures
2.6.5 Project IMG
2.6.6 Authorization Requirements and Design
2.6.7 SOA/Composition Development Environment – D&Q&P Architecture
2.6.7.1 Development Landscape Concept
2.6.7.2 Solution Deployment Concept
2.7 Integrated Solution Management
2.7.1 Testing Strategy and Approach
2.7.2 Test Planning
Close
در فاز طراحی و تست سيستم (Realization) کارهایی از قبیل پیکربندی اولیه سیستم، آموزش تیم پروژه، اعمال تغییرات در نرم افزار SAP تا تبدیل شدن به یک راه حل مناسب ERP، سفارشی سازی با بهره گیری از ابزارهای از قبل تعریف شده، ایجاد و تست واسط های مورد نیاز، ایجاد ابزارهای گزارش گیری و تست آنها و تست یکپارچگی سیستم انجام می گیرد. همچنین در این فاز برای فاز گذار برنامه ای مشخص تنظیم می گردد.
لیست عمده فعاليت های اين فاز با ترتیب اجرا
فاز طراحی و تست سيستم
3.1 Project Management
3.1.1 Phase Start-Up
3.1.1.1 Phase Resources Allocation
3.1.1.2 Detailed Phase Schedule
3.1.1.3 Phase Kick Off Meeting
3.1.2 Project Management Plan Update
3.1.3 Executing, Monitoring, and Controlling of Results
3.1.4 Phase Closure and Sign-Off
3.1.4.1 Lessons Learned Log Updates
3.1.4.2 Project Review Service Report
3.1.4.3 Phase Acceptance and Closure
3.2 Organizational Change Management
3.2.1 Role Mapping
3.2.2 Communication Activities
3.3 Training
3.3.1 Project Team Level 3 Skills Development
3.3.2 End User Training and Documentation Development
3.3.2.1 Training Master Data Requirements
3.3.2.2 Training Plan
3.3.3 Training Environment
3.3.4 Training of the Trainers
3.3.5 End User Training Schedule and Logistics
3.4 Data Management
3.4.1 Legacy Data Migration
3.4.1.1 Final Data Quality Assessment
3.4.1.2 Data Migration Program Units
3.4.1.3 Manual Data Migration
3.4.1.4 Data Quality Reports
3.4.1.5 SAP Load-Ready Data
3.4.1.6 Data Migration Test Results
3.4.2 SAP Data Archiving
3.4.2.1 Data Archive Plan
3.4.2.2 Data Archive Storage Plan
3.4.2.3 Data Archive Implementation Testing
3.5 Business Process Management
3.5.1 Business Process Procedures Audits
3.5.2 Configured General Settings and Organizational Structure
3.5.3 Configured Master Data Objects 1-n
3.5.3.1 Master Data Baseline Configuration
3.5.3.2 Master Data Final Configuration
3.5.3.3 Master Data Validation Test Cases
3.5.4 Core Configuration
3.5.4.1 Scenario Configuration Documentation
3.5.4.2 Business Process Baseline Configuration
3.5.4.3 Business Process Final Configuration
3.5.5 Solution Gaps and Core Enhancement
3.5.5.1 Business Process Report Development
3.5.5.2 Business Process Interface Development
3.5.5.3 Business Process Enhancement Development
3.5.5.4 Business Process Form Development
3.5.5.5 Business Process Workflow Development
3.5.5.6 Final Code Review
3.5.5.7 Technical Specifications Complete
3.5.8 Scenario Test Cases and Results
3.5.8.1 Business Process Unit and String Test Cases
3.5.9 Business Process Monitoring
3.6 Technical Solution Management
3.6.1 Quality Assurance Infrastructure and Environment Design and Setup
3.6.2 Production Infrastructure and Environment Design and Setup
3.6.3 Technical Operations and Handover Strategy
3.6.4 Fail-over Environment Design and Setup
3.6.5 Fail-over Environment Test Results
3.6.6 System User Roles and Authorization Administration
3.6.7 Technical Integration Check
3.6.8 SAP Going Live Check
3.7 Integrated Solution Management
3.7.1 Preliminary cut-over plan
3.7.2 Functional Test
3.7.3 Functional Test Results
3.7.3.1 Test Results
3.7.3.2 User Acceptance Test Results
3.7.3.3 Performance Test Results
Close
اين فاز به دليل اهميت بالا و طولانی بودن معمولا به 2 بخش، سفارشی سازی سيستم (Base Line Configuration) و تست (Test) تقسيم می شود:
سفارشی سازی سيستم (Base line Configuration)
مشاوران SAP با توجه به گزارش Blue Print در اين فاز، سيستم را بر اساس نيازمندی های ارائه شده کارفرما سفارشی سازی می نمایند و در مواردی كه SAP پاسخگو نباشد سیستم را تغییر می دهند و يا در صورت نیاز تقویت می نمایند و در نهایت برنامه انتقال اطلاعات را آماده می نمایند. در اين فاز سطح دسترسی در هر ماژول نيز تهيه می شود. در اين فاز، آموزش مورد نياز با توجه به فرايندهای پياده‌سازی شده به مدیر سیستم و کاربران اصلی ارائه خواهد شد.
تست (Unit & Integration Test)
چهار نوع تست در اين فاز که سيستم آماده برای تست است انجام می شود
تست های تکنیکال:
تست های تکنیکال مانند Volume Test ،Stress Test ، Security Test
تست عملکرد:
تست عملکرد هر ماژول و يا تست بخش هايی از ماژول كه هيچگونه ارتباطی با ماژول های ديگر ندارد.
تست يكپارچگی:
تست يكپارچگی مهم ترین تستی می باشد که در آن سناریوهای واقعی سازمان شبیه سازی شده و همه ماژول ها با یکدیگر تست می‌شوند که هدف از این تست تایید صحت یکپارچگی های تعریف شده در سیستم می‌باشد.
تست دسترسی:
در این تست دسترسی های مورد نياز اعلام شده مورد بررسی قرار می گیرند كه معمولا انجام اين تست همراه با تست عملکرد و تست يكپارچگی انجام می شود. برای انجام تست عملکرد بخش هایی از ماژول و تست يكپارچگی، بايد كليه سناريوهای موجود در سازمان تهيه شده و در سيستم تست گردد تا مدیر سیستم و کاربران اصلی مطمئن شوند سيستم برای كليه حالت های سازمان پاسخگو می باشد. در صورت مشاهده خطا و يا مغايرت با درخواست‌های ارائه شده در گزارش Blue Print، مشاوران SAP موارد فوق را حل می نمایند. بعد از حل تمام خطاها و تاييد مدیر سیستم، نرم افزار آماده اجرايی شدن خواهد بود.
پس از تایید مدیر سیستم بعد از فاز تست، طرح در این فاز بازبینی گردیده و عملیات آماده سازی نهایی به همراه آموزش مدیر سیستم و کاربران، انجام تست های نهایی سیستم، اعمال تعدیلات و تغییرات نهایی، انتقال داده ها و اطلاعات سیستم های قدیمی به سیستم های جدید انجام شده و تمامی داده های اصلی به سیستم انتقال داده می شوند.
در فاز آماده سازی نهايی (Final Preparation) تمامی سفارشی سازی ها به سرور عملياتی که در فاز قبل آماده و نصب شده است منتقل گردیده و سپس تنظيمات هر ماژول بر روی آن انجام شده و كليه داده های اصلی به صورت اتوماتيك به سيستم منتقل می شود. آخرين فعاليت قبل از استقرار، انتقال مانده ها مانند موجودی انبارها، مانده حساب ها، مانده مرخصی و … می باشد.
لیست عمده فعاليت های اين فاز با ترتیب اجرا
فاز آماده سازی نهايی
4.1 Project Management
4.1.1 Phase Start-Up
4.1.1.1 Phase Resources Allocation
4.1.1.2 Detailed Phase Schedule
4.1.1.3 Phase Kickoff Meeting
4.1.2 Project Management Plan Updated
4.1.3 Executing, Monitoring, and Controlling Results
4.1.4 Phase Closure and Sign-Off
4.1.4.1 Lessons Learned Log Updates
4.1.4.2 Project Review
4.1.4.3 Phase Acceptance and Closure
4.2 Organizational Change Management
4.2.1 Business Readiness Check
4.2.2 OCM Result
4.3 Training
4.3.1 Training Delivery and Readiness Checklist
4.3.2 Training Evaluations
4.4 Production Support Readiness
4.4.1 Functional/Technical Requirements and Production Support Processes Defined
4.4.1.1 Support Processes Defined
4.4.1.2 Support Center Staffing Strategy
4.4.1.3 Business Process Operations
4.4.1.4 System Administration and Control
4.4.1.5 Security / Role and Authorization Management
4.4.2 Master Data Support Processes Established
4.5 Approved Non-Functional Tests
4.5.1 Approved Performance Tests
4.5.2 Approved System Tests
4.6 Production Cut-over
4.6.1 Results of Go Live Simulations 1 thru N
4.6.2 Final Cut-over Plan
4.6.3 Readiness for Cut-over – Sign-Off
4.6.4 Cut-over Complete – Sign-Off
4.6.4.1 Final Production Data Load
Close
در فاز استقرار و پشتيبانی (Go Live & After Go Live Support) سیستم عملیاتی شده توسط مشاورین SAP پشتیبانی می گردد تا همه تغییرات و مشکلات احتمالی کاربران را رفع نمایند، همچنین در این فاز تیم پشتیبانی داخلی سازمان تجهیز خواهد شد و در صورت نیاز، بازآموزی برای کاربران اصلی برگزار خواهد گردید و نهایتا تهیه و بازبینی برنامه راه اندازی سیستم، تصحیح خطاها، تهیه طرح و برنامه پشتیبانی و زمانبندی آن آماده می گردد.
لیست عمده فعاليت های اين فاز با ترتیب اجرا
فاز استقرار و پشتيبانی
5.1 Project Management
5.1.1 Phase Start-Up
5.1.1.1 Phase Resources Allocation
5.1.1.2 Detailed Phase Schedule
5.1.1.3 Phase Kick Off Meeting
5.1.2 Project Management Plan Updated
5.1.3 Executing, Monitoring, and Controlling Results
5.1.4 Project Closure and Sign-Off
5.1.4.1 Lessons Learned Log Updates
5.1.4.2 Project Review
5.1.4.3 Project Acceptance and Closure
5.2 Organizational Change Management
5.2.1 Lessons Learned Workshop
5.2.2 End User Acceptance Survey
5.3 Training
5.3.1 Knowledge Support Strategy
5.3.1.1 Go-Live Training Sessions
5.3.1.2 Content Update Schedule
5.3.1.3 Key User Training Strategy
5.4 Production Support
5.4.1 Functional and Technical Requirements and Production Support Processes Enabled
5.4.1.1 Support Processes Enabled
5.4.1.2 Transition to Standard Support Processes
5.4.1.3 System Administration and Control
5.5 Transfer to Solution
5.5.1 Solution Manager Update
5.5.2 Solution Documentation
Close
در فاز تحویل نهایی (Run)، سیستم به صورت واقعی اجرا و عملیاتی گردیده و تمامی فعالیت هایی که برای عملکرد صحیح سیستم SAP و دستیابی به بهره وری و کارایی سیستم مورد نیاز است به طور دقیق بررسی و در نهایت سیستم تحویل کارفرما خواهد شد.